Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemleri

Super User tarafından yazıldı.. Yayınlanma Ürünler

Doküman Yönetimi ve Arşivleme Sistemleri

 
EDİYAS®'ın merkezi bileşenlerinin bir parçası da Doküman Yönetimi ve Arşivlemedir. Burada EDİYAS®'ın Doküman Yönetim ve Arşiv bileşeni hakkında ve genel olarak sizi bilgilendirmek istiyoruz.
 
Doküman yönetim sistemleri konusunda, bağımsız araştırma kurumu Gartner Group tarafından yapılan incelemelerde çalışanların zamanlarının yaklaşık %30 unu doküman yönetimine yönelik çalışmalara harcadıklarını belirlemiştir. 2003 yılı için yapılan öngörüde de sözkonusu oranın %80 olasılıkla %40'lara varacağı tahmin edilmektedir. Doküman yönetimini bünyelerine yerleştirmiş olan kurumların beklenen ve/veya elde ettikleri getiriler şu şekilde sıralanmaktadır.
 
EDİYAS®'ın Doküman Yönetim Bileşeninin ana işlevi kağıtsız ofise dayanarak, verimli bir ofis ortamı hazırlamaktır. Böylelikle "kağıtsız ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyonda oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların, hayat döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesi ilkesini taşımaktadır..
 
EDİYAS®'ın, Doküman Yönetim bileşeniyle, farklı iş ortamlarındaki bilgi, değişik dokümanlarda saklanabilir, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış olarak farklılaşan bilgi kümelerinde biriktirilebilir.
 
Yapılandırılmış bilgi kümeleri, Kurumsal Kaynak Planlama (ERP), Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM), Tedarik Zinciri Yönetimi (SCM) veya Finans Uygulamaları gibi bütünleşik sistemler dahilinde yaratılan, işlenen ve saklanan kurumsal bilgileri içerir. Bu tarz bilgi kümeleri, veritabanları gibi formatlı yapılarda tutulur ve arayüz programları tarafından ayrıştırılarak başka sistemlere aktarımları sağlanır.
 
Yapılandırılmamış bilgi kümeleri ise, e-posta mesajları, notlar, dokümanlar gibi ortak çalışma gruplarınca yaratılan, işlenen ve saklanan bilgi kümelerini içerir. Bu tip bilgi kümelerinin bir kısmı elektronik ortamda bir kısmı da kağıt üzerinde saklanır. Elektronik ortamda bulunan dokümanların bir kısmı, iş uygulamalarından, bir kısmı ise ofis içi veya dışında yürütülen ortak grup çalışmalarından elde edilmektedir. Sözkonusu dokümanları, faks, tutanak, yazışma, form, rapor, sunum gibi ofis yazılımlarının (kelime işlemciler, hesap tablo yazılımları, sunum yazılımları) çıktıları olarak çeşitlendirmek mümkündür.
 
Özellikle yapılandırılmamış bilgi kümelerindeki bilgiler, dağınık ve genellikle kendini tekrarlar biçimde birikir. Bununla birlikte bunların büyük bir bölümü geçerliliğini yitirmiş, güncel olarak kullanılmayan bilgilerden oluşur. Çalışanların aradıkları herhangi bir bilgiye erişimleri güçtür ve bu durum iş süreçleri için gereken sentezlerin kısa sürede ve kolaylıkla yapılmasını zorlaştırır.
 
EDİYAS®'ın Doküman Yönetim Bileşeni, öncelikle yapılandırılmamış bilgileri ve dokümanları çoklu kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlar. Böylece şirket içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan verilir. EDİYAS®'ın Doküman Yönetim bileşeniyle, ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanlar kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilir ve paylaşılır hale getirilir. Bunun dışında verimlilik, dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masraflar en aza indirilir.
 
EDİYAS®'ın esnek mimarisi ve çeşitli arabirimleri sayesinde, kuruluşlarda bulunan ana iş uygulamalarına kolayca entegrasyon imkanları sağlanmaktadır. Bilgileriniz böylece dinamik bir hale getirilir ve bütün sistemleriniz uyum içinde çalışabilir.
 
EDİYAS®'ın Doküman Yönetimi Bileşeninin avantajları

  • Doküman hazırlama maliyetinin azalması,

  • Veri tekrarlarının önlenmesi

  • Dokümanlara erişimin yaygınlaşması ve kolaylaşması

  • Dokümanların tekrar kullanım olanağı ile yeni doküman yaratma ve bilgi türetme maliyetinin düşürülmesi

  • Kurumsal düzeyde veri ve içerik bütünlüğünde artış ve entegrasyon

  • İçerik açısından doküman kalitesinde artış

 
EDİYAS®'ın Doküman Yönetim Bileşeninin özellikleri

EDİYAS®'ın Doküman Yönetim bileşeni, dokümanların ortak kullanımını, elektronik bir kitaplığa aktarılmasını, akıllı aramalarla tek noktadan erişilmesini, doküman bazlı güvenlik kontrolleri altında ve tanımlanmış yetkiler çerçevesinde kullanılmasını, revizyon ve versiyon kontrolü altında bulundurulmasını, güvenli bir şekilde arşive katılmasını ve gerektiğinde arşivden alınabilmesini sağlamaktadır. Bu işlemleri herhangi bir ofis uygulamasının (örneğin MS Office gibi) içinden yapma imkanına sahipsiniz. Ofis uygulaması dışında düzenlenmiş dokümanlar (örneğin el yazıları, kitap, broşürler gibi) EDİYAS®'ın OCR (optical character recognition) ve ICR (intelligent character recognition) tanıma teknikleri sayesinde taranıp sistem içerisine aktarılır. Bu tür dokümanlarda daha sonra diğerlerindeki gibi işlem yapılabilir.

EDİYAS®'ın Doküman Yönetim Bileşeninde güvenlik önemli bir noktadır ve versiyonlama ile check-in/check-out sayesinde doküman yaratma, görüntüleme, güncelleme ve silme işlemlerinin, kimler tarafından ve ne koşullar altında yapılabileceğini her zaman kontrol edebilirsiniz.

EDİYAS®'ın Doküman Yönetim Bileşeninde doküman saklama ve arşivleme temel fonksiyonlardandır. Yığın halindeki dokümanların yüksek oranı nedeniyle sisteme COLD (computer output to laser disk) arabirimi desteğiyle, dahil etme imkanı mevcuttur. Diğer dokümanlarda olduğu gibi, endeksleme, arama-getirme, güvenlik, görüntüleme tarzı fonksiyonların tümü COLD özelliği dahilinde de geçerlidir.
 
Ürünlerimiz hakkında daha detaylı bilgi edinmek için bizimle temasa geciniz.