Office

Geschrieben von Super User. Veröffentlicht in Entegrasyon

 
 
In Bereichen wie Vertrieb, Marketing, Personal und angrenzenden Abteilungen wie Service werden unzählige Dokumente und Konzepte erstellt. Externe Stellen sind in diesen Bereichen ebenfalls häufig involviert: Ansprechpartner beim Kunden oder Mitarbeiter von Werbeagenturen. All diese Bereiche haben gemein, dass sie überwiegend mit Dokumenten der Microsoft-Office-Produktfamilie arbeiten. Diese Dokumente bilden die Basis für Marktstudien, Forecast-Reports, Marketingunterlagen, Anfragen, Auftragsbestätigungen bis hin zu umfangreichen Anleitungen im Servicebereich.
 
Oft werden diese Dokumente auf den individuellen Rechnern der Mitarbeiter oder auf abteilungsbezogenen Servern unter verschiedenen Verzeichnissen verwaltet. Dies hat zur Folge, dass viele Informationen redundant vorliegen. Interne Ressourcen der IT-Abteilung, z. B. in Form von Speicherplatz, werden durch unzählige Kopien des gleichen Dokuments belegt oder sogar überlastet. Zusätzlich wird die Suche nach den aktuell benötigten Dokumenten deutlich erschwert, wenn nicht sogar vollkommen verhindert. Der Zugriff auf lediglich lokal abgespeicherte Daten bleibt Kollegen verwehrt.
 
Diese Aspekte werden deutlich komplexer, wenn externe Stellen einbezogen werden. Für Marketingabteilungen ist es gang und gäbe mit externen Agenturen und Dienstleistern zusammenzuarbeiten, um Marketingaktionen zielgerichtet umsetzen zu können. Wie sieht hier beispielsweise der Datenaustausch in der Praxis aus? Ganz einfach durch E-Mailversendung mit allen Ihren Nachteilen. So gehen Briefingunterlagen den Zulieferern per E-Mail zu, werden dort bearbeitet und anschließend wieder zurückgeschickt. Im Unternehmen werden diese abgespeichert, um dann abermals bearbeitet zu werden. Wieso diese ganzen Aspekte nicht sinnvoll auf eine integrierte Basis stellen und damit Kostenvorteile erzielen?
 
4Unit&COI-BusinessFlow bietet Ihnen hierfür die Lösung. Durch die volle Integration der Records-Management- und Information-Lifecycle-Management-Funktionen in die Oberfläche von Microsoft Office wird es Mitarbeitern leicht gemacht, die Inhalte einfach, schnell und sicher in eine zentrale Plattform zu übertragen. Dort stehen die Inhalte jederzeit, an jedem Ort weltweit zur Verfügung. Berechtigte externe Stellen können auf diese Unterlagen ebenso zugreifen, wie interne Mitarbeiter. Ergänzend dazu bietet 4Unit&COI-BusinessFlow auch die Einbeziehung des jeweiligen Kontextes in dem das entsprechende Dokument erstellt wurde. So können neben der eingehenden Anfrage auch alle damit zusammenhängenden Kundeninformationen wie E-Mails, interne Berichte oder das Angebot in einer Akte verwaltet werden. Durch die Prozessabbildung im Rahmen der Outlook-Integration ergibt sich eine einheitliche unternehmensweite Lösung.
 

  • Zentrale Verwaltung aller Inhalte aus dem MS Office-Umfeld
  • Erfüllung der Records-Management-Anforderungen durch Konvertierung in unabhängiges Langzeitspeicherformat
  • Optimierung der Arbeitsprozesse im Verwaltungsbereich durch Management der Dokumente auf digitaler Basis
  • Hohe Benutzerakzeptanz durch Einbindung in die Microsoft Office-Oberfläche sichert das Einstellen aller unternehmenskritischen Informationen
  • Aufbau einer umfassenden Information-Lifecycle-Management-Lösung in der, u. a. neben den Zeichnungsdokumenten alle, mit dem Projekt zusammenhängenden Objekte verwaltet werden